Gestion d’équipe

Gestion des membres de l’équipe avec système de rôles et permissions personnalisables.

Vue d’ensemble

Fonctionnalités

Invitation de membres
Attribution de rôles système ou métier
Personnalisation des permissions par membre
Transfert de propriété (Super Admin uniquement)
Suivi de l’activité des membres

Système de rôles

Le système de rôles est organisé en deux catégories :

Rôles système

Les rôles système définissent le niveau d’accès général dans l’entreprise :

SUPER_ADMIN (Super Admin)

Le propriétaire de l’entreprise avec les droits les plus élevés :

Accès total à toutes les fonctionnalités
Actions à risque (suppression d’entreprise, modification d’abonnement)
Gestion complète de l’équipe
Transfert de propriété à un autre membre
Accès aux logs d’audit
Personnalisation des permissions de tous les membres

Hiérarchie : Niveau 1 (le plus élevé)

ADMIN (Administrateur)

Administrateur avec droits étendus :

Gestion complète de l’entreprise
Accès à toutes les fonctionnalités
Gestion de l’équipe (inviter, retirer, modifier les rôles)
Personnalisation des permissions des membres (sauf Super Admin)
Pas d’accès aux actions à risque (suppression d’entreprise, modification d’abonnement critique)

Hiérarchie : Niveau 2

VIEWER (Membre)

Membre standard avec droits de base :

Accès en lecture/écriture aux fonctionnalités principales
Créer et modifier des factures, bons de commande, listes du personnel
Voir les clients, employés, statistiques
Générer des PDF et exporter des données
Pas de gestion de l’équipe
Pas d’accès aux paramètres critiques

Hiérarchie : Niveau 9

Rôles métier

Les rôles métier offrent des permissions spécialisées selon les responsabilités :

ACCOUNTANT (Comptable)

Spécialisé dans la gestion financière et comptable :

Voir toutes les factures et bons de commande
Créer, modifier et supprimer des factures
Envoyer des factures par email
Voir tous les clients
Accès aux statistiques financières
Accès aux documents réseau
Accès aux listes du personnel (lecture)
Pas de gestion des employés
Pas de gestion de l’équipe

Hiérarchie : Niveau 6

SECRETARY (Secrétaire)

Gestion administrative et communication :

Gérer les listes du personnel (créer, modifier, publier)
Créer et modifier des factures et bons de commande
Voir tous les clients et les modifier
Créer et gérer des employés
Gérer les campagnes email
Accès aux documents réseau
Accès aux listes du personnel
Pas de suppression des listes du personnel
Pas de gestion de l’équipe

Hiérarchie : Niveau 7

HR_MANAGER (Responsable RH)

Gestion des ressources humaines :

Gérer les listes du personnel (créer, modifier, publier, archiver)
Créer, modifier et supprimer des employés
Accès aux statistiques RH
Accès aux listes du personnel
Accès à l’audit RH
Accès limité aux factures (lecture uniquement)
Pas de gestion de l’équipe

Hiérarchie : Niveau 4

SALES_MANAGER (Responsable Commercial)

Gestion commerciale et relation client :

Voir toutes les factures et bons de commande
Créer et modifier des factures et bons de commande
Gérer tous les clients (créer, modifier, voir)
Accès aux statistiques commerciales
Gérer les connexions réseau
Accès aux documents réseau
Pas de suppression des factures
Pas de gestion de l’équipe

Hiérarchie : Niveau 5

FINANCE_MANAGER (Responsable Financier)

Gestion financière complète :

Voir toutes les factures et bons de commande
Créer, modifier et supprimer des factures
Voir tous les clients
Accès aux statistiques financières
Accès à l’audit financier
Voir la facturation
Accès aux documents réseau
Pas de gestion de l’équipe
Pas de modification d’abonnement

Hiérarchie : Niveau 3

OPERATIONS

Gestion opérationnelle :

Gérer les listes du personnel (créer, modifier)
Voir tous les bons de commande
Créer et modifier des bons de commande
Modifier les employés
Accès aux listes du personnel
Pas de suppression
Pas de gestion de l’équipe

Hiérarchie : Niveau 8

Inviter un membre

Par email

Accédez à la section Gestion d’équipe (Paramètres > Équipe)
Cliquez sur “Inviter un membre”
Entrez l’adresse email du membre
Sélectionnez un rôle (système ou métier)
Cliquez sur “Inviter”

Le membre recevra un email avec un lien d’invitation. Si l’utilisateur n’existe pas encore, il pourra créer un compte en cliquant sur le lien.

Choisir le bon rôle

Conseils pour choisir un rôle :

Utilisez les rôles système pour définir le niveau d’autorité général
Utilisez les rôles métier pour des permissions spécialisées selon la fonction
Le rôle VIEWER est adapté pour la plupart des utilisateurs standards
Les rôles métier permettent un accès plus ciblé aux fonctionnalités pertinentes

Gérer les invitations

Les invitations :

Sont envoyées par email
Peuvent expirer après un certain délai
Peuvent être acceptées en créant un compte ou en se connectant

Modifier le rôle d’un membre

Seuls les Super Admin et Administrateurs peuvent modifier les rôles.

Ouvrez la liste des membres
Trouvez le membre à modifier
Cliquez sur le menu ”⋮” à droite du membre
Cliquez sur “Modifier le rôle”
Sélectionnez le nouveau rôle (système ou métier)
Le changement est appliqué immédiatement

Note : Les permissions personnalisées sont conservées lors du changement de rôle, mais vous pouvez les réinitialiser si nécessaire.

Permissions personnalisées

Vue d’ensemble

En plus des permissions définies par le rôle, vous pouvez personnaliser les permissions de chaque membre individuellement. Les permissions personnalisées ont la priorité sur les permissions du rôle.

Qui peut personnaliser ?

Super Admin : Peut personnaliser les permissions de tous les membres (sauf les autres Super Admin)
Administrateur : Peut personnaliser les permissions de tous les membres (sauf Super Admin et Administrateurs)

Personnaliser les permissions

Ouvrez la liste des membres
Trouvez le membre concerné
Cliquez sur le menu ”⋮” à droite du membre
Cliquez sur “Permissions personnalisées”
Activez ou désactivez les permissions souhaitées par catégorie :
- Entreprise : Actions à risque, gestion
- Membres de l’équipe : Inviter, retirer, modifier les rôles
- Listes du personnel : Créer, modifier, publier, archiver
- Factures : Voir, créer, modifier, supprimer, envoyer
- Bons de commande : Voir, créer, modifier, supprimer
- Clients : Voir, créer, modifier, supprimer
- Employés : Créer, modifier, supprimer
- Réseau : Voir, gérer, envoyer des documents
- Statistiques : Voir les statistiques par domaine
- Audit : Voir les logs d’audit
- Paramètres : Accès aux différents paramètres

Comportement des permissions personnalisées

Ajouter une permission : Vous pouvez donner une permission supplémentaire à un membre, même si son rôle ne l’inclut pas
Retirer une permission : Vous pouvez retirer une permission normalement accordée par le rôle
Réinitialiser : Vous pouvez supprimer une permission personnalisée pour revenir à la valeur par défaut du rôle

Règles importantes :

Lorsque vous activez une permission d’action (ex: Créer une facture), la permission de visibilité correspondante (ex: Voir les factures) est automatiquement activée
Si vous désactivez une permission de visibilité, toutes les permissions d’action associées sont également désactivées
Les permissions personnalisées sont marquées avec un badge “Personnalisé” dans la liste des membres

Retirer un membre

Seuls les Super Admin et Administrateurs peuvent retirer des membres.

Ouvrez la liste des membres
Trouvez le membre à retirer
Cliquez sur le menu ”⋮” à droite du membre
Cliquez sur “Retirer de l’équipe”
Confirmez le retrait

Attention : Le membre perd immédiatement l’accès à l’entreprise. Cette action est irréversible. Le membre devra être réinvité pour retrouver l’accès.

Limitation : Un Super Admin ne peut pas retirer un autre Super Admin directement. Il faut d’abord transférer le rôle ou se faire retirer par un autre Super Admin.

Transfert de propriété (Super Admin)

Quand transférer ?

Transférez la propriété lorsque :

Vous quittez l’entreprise
Vous souhaitez donner la propriété complète à un autre membre
Vous voulez changer votre rôle en Administrateur

Comment transférer

Accédez à la section Gestion d’équipe
Trouvez le membre à qui transférer la propriété
Cliquez sur le menu ”⋮” à droite du membre
Cliquez sur “Modifier le rôle”
Sélectionnez “Super Admin”
Confirmez le transfert dans la boîte de dialogue

Conséquence : Votre rôle sera automatiquement modifié en Administrateur. Vous ne pourrez plus effectuer certaines actions critiques comme supprimer l’entreprise.

Attention : Le transfert de propriété est irréversible. Vous perdrez vos droits de propriétaire. Assurez-vous de transférer à une personne de confiance.

Hiérarchie et priorités

Les membres sont triés par ordre d’importance dans la liste :

Super Admin (priorité 1)
Administrateur (priorité 2)
Responsable Financier (priorité 3)
Responsable RH (priorité 4)
Responsable Commercial (priorité 5)
Comptable (priorité 6)
Secrétaire (priorité 7)
Opérations (priorité 8)
Membre (priorité 9)

En cas d’égalité de priorité, les membres sont triés par date d’ajout (plus ancien en premier).

Bonnes pratiques

Attribuer les bons rôles

Attribuez le rôle le plus restrictif possible qui permet d’accomplir les tâches nécessaires
Utilisez les rôles métier pour des permissions spécialisées
Préférez VIEWER pour les utilisateurs standards qui ont besoin de créer et modifier des éléments
Réévaluez régulièrement les rôles des membres

Gérer les permissions personnalisées

Utilisez les permissions personnalisées pour des cas spécifiques
Documentez les raisons des permissions personnalisées
Réévaluez régulièrement les permissions personnalisées
Évitez de créer trop de permissions personnalisées, privilégiez les rôles métier

Sécurité

Limitez le nombre de Super Admin (idéalement 1-2 personnes)
Ne donnez le rôle Administrateur qu’aux personnes de confiance
Révoquez immédiatement les accès des membres qui quittent l’entreprise
Vérifiez régulièrement la liste des membres et leurs permissions

Révoquer les accès inutiles

Retirez les membres qui ne travaillent plus dans l’entreprise
Révoquez les invitations expirées
Vérifiez régulièrement la liste des membres
Auditez les permissions personnalisées

Prochaines étapes

Maintenant que vous savez gérer votre équipe :

Journal d’audit - Suivez l’activité de votre équipe
Paramètres - Configurez vos paramètres
Tableau de bord - Visualisez vos statistiques