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Bienvenue dans la documentation Kevalto
Employés

Employés

Base de données centralisée des employés utilisée pour la génération des listes de personnel.

Vue d’ensemble

Fonctionnalités

  • Sélection rapide d’employés pour les listes
  • Centralisation de toutes les informations (personnelles, professionnelles, documents)
  • Gestion des documents d’identité avec suivi des dates d’expiration
  • Réutilisation des données dans toutes les listes

Ajouter un employé

Informations personnelles

  • Prénom (obligatoire)
  • Nom (obligatoire)
  • Email (optionnel)
  • Téléphone (optionnel)
  • Adresse (optionnel)
  • Nationalité (optionnel)

Informations professionnelles

  • Poste (optionnel) : Fonction ou titre (ex: Ouvrier, Chef de chantier)
  • Département (optionnel) : Service ou département

Date d’embauche (optionnel)

La date d’embauche de l’employé.

Salaire (chiffré, optionnel)

Le salaire de l’employé. Cette information est chiffrée et sécurisée.

Formations et qualifications (optionnel)

Les formations et qualifications de l’employé.

Documents d’identité (optionnels)

Type de document

Sélectionnez le type de document d’identité :

  • Passeport
  • Carte d’identité
  • Titre de séjour
  • Autre

Numéro du document

Le numéro du document d’identité.

Date d’expiration

La date d’expiration du document. Kevalto vous alertera automatiquement 30 jours avant l’expiration.

Nouvel employé

Note importante

Les employés sont nécessaires pour créer des listes de personnel

Vous devez avoir au moins un employé enregistré pour créer une liste de personnel.

  • Une liste peut être créée vide puis complétée après
  • Les employés doivent être ajoutés à la base avant de pouvoir être inclus dans une liste
  • Les informations des employés sont réutilisées dans toutes vos listes

Gérer les documents d’un employé

Ajouter un document personnalisé

  1. Ouvrez la fiche de l’employé
  2. Accédez à la section “Documents”
  3. Cliquez sur “Ajouter un document”
  4. Remplissez les informations :
    • Type de document
    • Numéro
    • Date d’expiration
  5. Cliquez sur “Enregistrer”

Modifier un document

  1. Ouvrez la fiche de l’employé
  2. Accédez à la section “Documents”
  3. Cliquez sur “Modifier” sur le document concerné
  4. Mettez à jour les informations
  5. Cliquez sur “Enregistrer”

Supprimer un document

  1. Ouvrez la fiche de l’employé
  2. Accédez à la section “Documents”
  3. Cliquez sur “Supprimer” sur le document concerné
  4. Confirmez la suppression

Modifier un employé

  1. Ouvrez la liste des employés
  2. Trouvez l’employé à modifier
  3. Cliquez sur “Modifier” ou sur le nom de l’employé
  4. Mettez à jour les informations nécessaires
  5. Cliquez sur “Enregistrer”

Note : Les modifications apportées à un employé n’affectent pas les listes déjà publiées. Seules les listes en brouillon sont mises à jour.

Gérer le statut d’un employé

Marquer comme actif

Un employé est actif par défaut. Les employés actifs peuvent être ajoutés aux listes de personnel.

Marquer comme sorti

  1. Ouvrez la fiche de l’employé
  2. Cliquez sur “Marquer comme sorti”
  3. Saisissez la date de sortie
  4. Confirmez

Date de sortie

La date de sortie permet de :

  • Suivre l’historique des employés
  • Filtrer les employés actifs/inactifs
  • Conserver les données pour les listes passées

Suivi de conformité

Documents expirant bientôt (30 jours)

Kevalto vous alerte automatiquement 30 jours avant l’expiration d’un document d’identité.

Documents expirés

Les documents expirés sont marqués et affichés dans les alertes.

Alertes automatiques

Vous recevez des alertes pour :

  • Documents expirant dans moins de 30 jours
  • Documents déjà expirés
  • Employés avec des documents manquants

Supprimer un employé

Restrictions

Un employé ne peut être supprimé que s’il n’apparaît dans aucune liste de personnel publiée.

Si l’employé apparaît dans des listes publiées :

  • Vous devrez d’abord archiver ou supprimer ces listes
  • Ou marquer l’employé comme “sorti” au lieu de le supprimer
  1. Ouvrez la fiche de l’employé
  2. Cliquez sur “Supprimer”
  3. Confirmez la suppression

Attention : La suppression d’un employé est définitive et irréversible.

Rechercher et filtrer

Par statut

Filtrez les employés par statut :

  • Actifs : Employés actuellement actifs
  • Sortis : Employés ayant quitté l’entreprise

Par poste

Filtrez les employés par poste pour trouver rapidement tous les employés d’un même poste.

Par département

Filtrez les employés par département ou service.

Par nom

Utilisez la barre de recherche pour trouver un employé par nom ou prénom.

Personnaliser l’affichage

Colonnes visibles

Personnalisez les colonnes affichées dans la liste des employés :

  • Nom complet
  • Poste
  • Département
  • Contact
  • Documents
  • Statut
  • Actions

Sélectionnez les colonnes à afficher selon vos besoins.

Bonnes pratiques

Maintenir à jour les documents

  • Vérifiez régulièrement les dates d’expiration des documents
  • Mettez à jour les documents expirés
  • Ajoutez les nouveaux documents dès réception

Vérifier régulièrement les expirations

  • Consultez régulièrement les alertes d’expiration
  • Planifiez le renouvellement des documents à l’avance
  • Assurez-vous que tous les employés ont des documents valides

Prochaines étapes

Maintenant que vous savez gérer vos employés :

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