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Emails et campagnes

Emails et campagnes

Système d’envoi d’emails avec campagnes récurrentes programmables pour l’envoi automatique de documents.

Vue d’ensemble

Fonctionnalités

  • Campagnes récurrentes : Envois programmés (mensuels, hebdomadaires, ponctuels)
  • Historique complet : Suivi de tous les envois passés
  • Statuts en temps réel : Consultation du statut de chaque envoi (en attente, envoyé, erreur)
  • Gestion des campagnes : Activation, désactivation, modification

Interface

L’interface est organisée en deux onglets :

  • Campagnes : Gestion des campagnes récurrentes (création, modification, activation, désactivation)
  • Historique : Consultation de tous les envois passés (campagnes et envois manuels)

Envoi immédiat d’un document

L’envoi peut être effectué depuis n’importe quel document :

  1. Ouvrir le document (facture, bon de commande, ou liste de personnel publiée)
  2. Cliquer sur “Envoyer par email”
  3. Configurer les destinataires et le message
  4. Cliquer sur “Envoyer”

Configuration des destinataires

  • Email principal : Destinataire principal
  • Copies (CC) : Destinataires en copie
  • Copies cachées (CCI) : Destinataires en copie cachée

Personnaliser l’email

Objet

L’objet de l’email est pré-rempli mais peut être modifié :

  • Pour une facture : “Facture [NUMÉRO] - [NOM CLIENT]”
  • Pour une liste : “Liste de personnel - [DATE]”
  • Pour un bon de commande : “Bon de commande [NUMÉRO]“

Corps du message

Ajoutez un message personnalisé qui apparaîtra dans le corps de l’email. Le document en PDF est automatiquement joint.

Options d’envoi

Copie à l’expéditeur

Cochez cette option pour recevoir une copie de l’email envoyé.

Envoi séparé (pas de CCI)

Si plusieurs destinataires, chaque destinataire reçoit un email séparé au lieu d’être en CCI. Cela garantit que chaque destinataire ne voit pas les autres adresses.

Suivre l’envoi

Après l’envoi, consultez l’historique pour voir :

  • Le statut de l’envoi (envoyé, en attente, erreur)
  • La date et l’heure d’envoi
  • Les destinataires
  • Les erreurs éventuelles

Créer une campagne récurrente

Qu’est-ce qu’une campagne ?

Une campagne est un envoi automatique récurrent d’un ou plusieurs documents à des destinataires définis selon un planning.

Sélectionner le type de document

Sélectionnez le type de document à envoyer :

  • Liste de personnel
  • Facture
  • Bon de commande

Sélectionner le document spécifique

  1. Sélectionnez le document à envoyer dans la liste
  2. Important : Seuls les documents publiés sont disponibles
    • Pour les listes : la liste doit être publiée
    • Pour les factures : la facture doit être envoyée
    • Pour les bons de commande : le bon doit être envoyé

Configurer les destinataires

Saisir les emails

Saisissez les adresses email des destinataires, séparées par des virgules :

client1@example.com, client2@example.com, client3@example.com

Inclure l’expéditeur en copie (optionnel)

Cochez cette option pour recevoir une copie de chaque envoi.

Envoi séparé (pas de CCI)

Si plusieurs destinataires, chaque destinataire reçoit un email séparé.

Personnaliser l’email

Objet

Définissez l’objet de l’email. Vous pouvez utiliser des variables comme :

  • {document_name} : Nom du document
  • {document_number} : Numéro du document
  • {date} : Date du document

Corps du message

Rédigez le message qui accompagnera le document. Le document en PDF est automatiquement joint.

Aperçu de la signature email

Un aperçu de votre signature email est affiché. Configurez votre signature dans les Paramètres.

Choisir la récurrence

Aucune (envoi unique)

L’email est envoyé immédiatement une seule fois.

Hebdomadaire

L’email est envoyé chaque semaine à un jour spécifique :

  • Choisissez le jour de la semaine (Lundi, Mardi, etc.)
  • Choisissez l’heure d’envoi

Mensuelle

L’email est envoyé chaque mois à une date spécifique :

  • Choisissez le jour du mois (1-31)
  • Choisissez l’heure d’envoi

Une fois (programmé)

L’email est envoyé une seule fois à une date et heure précises :

  • Sélectionnez la date
  • Sélectionnez l’heure

Configurer le fuseau horaire

Sélectionnez le fuseau horaire pour les envois programmés (par défaut : Europe/Paris).

Incrémenter automatiquement les dates (pour listes)

Pour les listes de personnel, vous pouvez activer l’incrémentation automatique de la date :

  • La date de la liste est incrémentée à chaque envoi
  • Par exemple : si vous envoyez chaque mois, la date passe automatiquement au mois suivant

Statut de la campagne

Active

La campagne est active et les envois sont programmés selon la récurrence définie.

En pause

La campagne est en pause. Les envois programmés sont suspendus jusqu’à la reprise.

Gérer les campagnes

Activer/désactiver

  1. Ouvrez la liste des campagnes
  2. Cliquez sur “Mettre en pause” ou “Reprendre”
  3. Le statut de la campagne est mis à jour

Modifier

  1. Ouvrez la campagne
  2. Cliquez sur “Modifier”
  3. Modifiez les paramètres souhaités
  4. Enregistrez les modifications

Supprimer

  1. Ouvrez la campagne
  2. Cliquez sur “Supprimer”
  3. Confirmez la suppression

Attention : La suppression d’une campagne est définitive. L’historique des envois passés est conservé.

Consulter l’historique des envois

Voir tous les envois (onglet Historique)

L’onglet Historique affiche tous les envois passés, qu’ils proviennent d’une campagne ou d’un envoi manuel.

Filtrer les envois

Par type de document

Filtrez par type :

  • Toutes
  • Listes de personnel
  • Factures
  • Bons de commande

Par statut

Filtrez par statut :

  • Toutes
  • En attente (queued)
  • Envoyé (sent)
  • Erreur (failed)

Recherche textuelle

Utilisez la barre de recherche pour trouver un envoi par :

  • Sujet de l’email
  • Nom du document
  • Numéro du document

Statuts d’envoi

En attente (queued)

L’email est en file d’attente et sera envoyé prochainement.

Envoyé (sent)

L’email a été envoyé avec succès.

Erreur (failed)

L’envoi a échoué. Consultez les détails pour voir la raison de l’erreur.

Détails de chaque envoi

Pour chaque envoi, vous pouvez voir :

  • Destinataires : Liste des destinataires
  • Sujet : Sujet de l’email
  • Date d’envoi : Date et heure d’envoi
  • Document joint : Type et nom du document
  • Erreur éventuelle : Message d’erreur si l’envoi a échoué

Pagination

L’historique est paginé avec 50 envois par page. Utilisez la pagination pour naviguer entre les pages.

Gérer les erreurs d’envoi

Relancer un envoi en erreur

Si un envoi a échoué :

  1. Ouvrez les détails de l’envoi
  2. Consultez le message d’erreur
  3. Corrigez le problème (adresse email invalide, etc.)
  4. Relancez l’envoi depuis le document original

Cas d’usage pratiques

Envoi mensuel automatique des listes

Pour envoyer automatiquement vos listes de personnel chaque mois :

  1. Créez votre liste de personnel
  2. Publiez-la
  3. Créez une campagne mensuelle
  4. Sélectionnez la liste
  5. Configurez les destinataires
  6. Choisissez “Mensuelle” et le jour du mois
  7. Activez l’incrémentation automatique de la date
  8. Activez la campagne

Chaque mois, la liste sera envoyée automatiquement avec la date mise à jour.

Envoi immédiat d’une facture

Pour envoyer une facture immédiatement :

  1. Ouvrez la facture
  2. Cliquez sur “Envoyer par email”
  3. Configurez les destinataires
  4. Cliquez sur “Envoyer”

L’email est envoyé immédiatement.

Campagne hebdomadaire

Pour envoyer un document chaque semaine :

  1. Créez une campagne
  2. Sélectionnez le document
  3. Configurez les destinataires
  4. Choisissez “Hebdomadaire” et le jour de la semaine
  5. Activez la campagne

Le document sera envoyé automatiquement chaque semaine.

Prochaines étapes

Maintenant que vous savez gérer vos emails et campagnes :

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