Factures

Création et gestion de factures avec génération assistée par IA (extraction OCR) ou saisie manuelle. Suivi du cycle de vie et intégration avec le système de bons de commande.

Vue d’ensemble

Fonctionnalités

• Création manuelle ou assistée par IA (extraction depuis documents)
• Gestion du cycle de vie : Brouillon, Envoyée, Payée, En retard
• Export PDF avec identité visuelle de l’entreprise
• Envoi par email ou via le réseau
• Duplication de factures récurrentes
• Conversion depuis bons de commande acceptés

Créer une facture manuellement

Sélection du client

Deux modes de saisie sont disponibles :

Recherche dans la base de clients (optionnel) :

1. Saisie dans le champ “Client”
2. Recherche automatique par nom, email ou SIREN
3. Sélection du client dans les résultats
4. Pré-remplissage automatique des informations

Saisie manuelle (sans client enregistré) :

1. Laisser le champ client vide ou saisir directement le nom
2. Remplir les informations client dans le formulaire :
   • Nom du client (obligatoire)
   • Email, téléphone, adresse (optionnels)
   • SIREN, numéro de TVA (optionnels)

Note : L’enregistrement préalable du client n’est pas obligatoire. Les informations peuvent être saisies directement dans le formulaire de facture.

Informations de la facture

Date d’émission

La date d’émission de la facture. Par défaut, la date du jour est pré-remplie.

Date d’échéance

La date limite de paiement. Vous pouvez :

• Laisser vide si pas de date d’échéance
• Utiliser les conditions de paiement par défaut (30 jours, 45 jours, etc.)
• Saisir une date personnalisée

Type de facture

Sélectionnez le type de facture :

• Générale : Facture standard
• Acompte : Facture d’acompte
• Solde : Facture de solde
• Autre : Autre type personnalisé

Adresse du chantier (optionnel)

Si la facture concerne un chantier spécifique, vous pouvez ajouter :

• L’adresse du chantier
• La date de début des travaux
• La description des services

Ajouter des lignes de facturation

Chaque facture peut contenir plusieurs lignes de facturation :

1. Description : Description de la prestation ou du produit
2. Quantité : Nombre d’unités
3. Prix unitaire : Prix par unité
4. Unité : Type d’unité (heures, jours, pièces, m², etc.)

Les totaux sont calculés automatiquement :

• Sous-total HT
• Montant de la TVA
• Total TTC

Configurer la TVA

• Taux de TVA : Sélectionnez le taux applicable (5,5%, 10%, 20%, etc.)
• Le montant de la TVA est calculé automatiquement
• Vous pouvez appliquer différents taux par ligne si nécessaire

Ajouter des notes

Ajoutez des notes ou conditions particulières qui apparaîtront sur la facture :

• Conditions de paiement
• Informations complémentaires
• Mentions légales

Conditions de paiement

Sélectionnez parmi les conditions prédéfinies :

• À réception
• 30 jours net
• 45 jours net
• 60 jours net
• 90 jours net
• 30 jours fin de mois
• 45 jours fin de mois
• 60 jours fin de mois
• Ou saisissez des conditions personnalisées

Créer une facture avec l’IA

Comment ça marche ?

Notre IA analyse votre document et extrait automatiquement toutes les informations nécessaires pour créer votre facture.

Uploader un document

1. Cliquez sur “Créer avec IA” ou “Nouvelle facture avec IA”
2. Cliquez sur “Uploader un document”
3. Sélectionnez votre fichier :
   • Formats acceptés : PDF, JPG, PNG
   • Taille maximale : 10 Mo
4. Attendez que l’IA analyse le document (quelques secondes)

Vérifier les données extraites

Une fois l’analyse terminée, l’IA affiche toutes les informations extraites :

• Informations client (nom, adresse, SIREN, etc.)
• Montants et totaux
• Taux de TVA
• Dates (émission, échéance)
• Lignes de facturation
• Conditions de paiement

Corriger si nécessaire

1. Vérifiez chaque champ extrait
2. Corrigez les erreurs éventuelles
3. Complétez les informations manquantes
4. Ajoutez ou modifiez les lignes de facturation

Finaliser la facture

1. Une fois toutes les informations vérifiées, cliquez sur “Créer la facture”
2. La facture est créée et vous êtes redirigé vers la page de détail
3. Vous pouvez ensuite l’envoyer, l’exporter ou la modifier

Gérer les statuts de vos factures

Brouillon

Une facture en brouillon peut être modifiée librement. Elle n’apparaît pas dans les statistiques financières.

Envoyer une facture

1. Ouvrez la facture
2. Cliquez sur “Envoyer” ou “Envoyer par email”
3. Configurez les destinataires et le message
4. Cliquez sur “Envoyer”

La facture passe au statut “Envoyée”.

Marquer comme payée

1. Ouvrez la facture
2. Cliquez sur “Marquer comme payée”
3. Confirmez le changement de statut

La facture passe au statut “Payée” et apparaît dans vos revenus.

Gérer les factures échues

Les factures dont la date d’échéance est dépassée passent automatiquement au statut “Échue”.

Vous pouvez :

• Les filtrer dans la liste des factures
• Les voir dans le tableau de bord
• Les envoyer à nouveau au client

Annuler une facture

1. Ouvrez la facture
2. Cliquez sur “Annuler”
3. Confirmez l’annulation

Une facture annulée ne peut plus être modifiée ni envoyée.

Archiver une facture

1. Ouvrez la facture
2. Cliquez sur “Archiver”
3. Confirmez l’archivage

Les factures archivées sont conservées mais retirées de la vue principale.

Suivre vos factures

Factures en attente de paiement

Consultez toutes vos factures envoyées mais pas encore payées dans la section Factures avec le filtre “En attente”.

Factures payées

Voir toutes vos factures payées avec le filtre “Payées”. Ces factures sont incluses dans vos revenus.

Factures en retard

Les factures échues sont automatiquement marquées comme en retard. Consultez-les avec le filtre “En retard”.

Historique des statuts

Chaque facture conserve un historique de ses changements de statut :

• Date de création
• Date d’envoi
• Date de paiement
• Modifications

Exporter vos factures

Export PDF professionnel

1. Ouvrez la facture
2. Cliquez sur “Exporter” puis “PDF”
3. Le PDF est généré avec :
   • Votre logo et identité visuelle
   • Toutes les informations de la facture
   • Mise en page professionnelle
   • Conformité aux standards

Personnalisation du PDF

Le PDF inclut automatiquement :

• Votre logo (si configuré)
• Vos coordonnées bancaires
• Votre cachet (si configuré)
• Votre signature (si configurée)

Envoyer une facture par email

Envoi immédiat

1. Ouvrez la facture
2. Cliquez sur “Envoyer par email”
3. Configurez :
   • Destinataires : Email(s) du client
   • Objet : Sujet de l’email (pré-rempli)
   • Message : Corps de l’email (personnalisable)
4. Cliquez sur “Envoyer”

Personnaliser l’email

• Modifiez l’objet si nécessaire
• Ajoutez un message personnalisé
• La facture en PDF est automatiquement jointe

Ajouter des destinataires

Vous pouvez ajouter plusieurs destinataires :

• Le client principal
• Des copies (CC)
• Des copies cachées (CCI)

Suivre l’envoi

Après l’envoi, vous pouvez :

• Voir le statut dans l’historique des emails
• Vérifier si l’email a été envoyé avec succès
• Relancer l’envoi en cas d’erreur

Créer une facture depuis un bon de commande

Depuis un bon accepté

1. Ouvrez le bon de commande accepté
2. Cliquez sur “Créer une facture”
3. Les informations sont automatiquement remplies :
   • Informations client
   • Lignes de commande
   • Adresse du chantier
   • Dates

Remplissage automatique

Toutes les informations du bon de commande sont copiées dans la facture :

• Client et coordonnées
• Lignes de facturation
• Montants
• Conditions

Vous pouvez ensuite modifier la facture avant de l’envoyer.

Paramètres de facturation

Configurez vos paramètres par défaut dans les Paramètres de l’entreprise :

Préfixe de numérotation

Définissez le préfixe pour vos numéros de facture :

• INV (Invoice)
• FAC (Facture)
• FACT
• Ou tout autre préfixe personnalisé

Taux de TVA par défaut

Définissez le taux de TVA par défaut (20%, 10%, 5,5%, etc.).

Conditions de paiement par défaut

Sélectionnez les conditions de paiement par défaut pour vos nouvelles factures.

Jours d’échéance

Définissez le nombre de jours par défaut pour calculer la date d’échéance (30, 45, 60 jours, etc.).

Coordonnées bancaires

Ajoutez vos coordonnées bancaires qui apparaîtront sur vos factures :

• Nom de la banque
• IBAN
• BIC

Rechercher et filtrer

Par client

Filtrez vos factures par client pour voir toutes les factures d’un client spécifique.

Par statut

Filtrez par statut :

• Toutes
• Brouillons
• Envoyées
• Payées
• Échues
• Annulées
• Archivées

Par date

Filtrez par période :

• Aujourd’hui
• Cette semaine
• Ce mois
• Cette année
• Personnalisé (sélectionnez une plage de dates)

Par montant

Recherchez des factures par montant ou utilisez les filtres de montant.

Cas d’usage pratiques

Facturation mensuelle récurrente

Pour facturer un client chaque mois :

1. Créez votre première facture
2. Dupliquez-la chaque mois
3. Mettez à jour la date et les montants
4. Envoyez la nouvelle facture

Facture d’acompte

Pour créer une facture d’acompte :

1. Créez une nouvelle facture
2. Sélectionnez le type “Acompte”
3. Saisissez le montant de l’acompte
4. Ajoutez une référence au bon de commande si nécessaire

Facture de solde

Pour créer une facture de solde :

1. Créez une nouvelle facture
2. Sélectionnez le type “Solde”
3. Référencez la facture d’acompte
4. Calculez le montant du solde

Prochaines étapes

Maintenant que vous savez créer et gérer vos factures :

• Emails et campagnes - Automatisez vos envois
• Bons de commande - Créez des bons de commande
• Clients - Gérez votre base de clients
• Tableau de bord - Suivez vos revenus