Bons de commande
Création et gestion des bons de commande avec conversion automatique en factures après acceptation.
Vue d’ensemble
Fonctionnalités
- Formalisation des commandes clients
- Définition des conditions et délais
- Conversion automatique en facture après acceptation
- Suivi des statuts : Brouillon, En attente, Accepté, Annulé
- Envoi par email ou via le réseau
Créer un bon de commande manuellement
Sélection du client
Deux modes de saisie disponibles :
Recherche dans la base de clients (optionnel) :
- Saisie dans le champ “Client”
- Recherche par nom, email ou SIREN
- Sélection du client dans les résultats
- Pré-remplissage automatique
Saisie manuelle (sans client enregistré) :
- Saisie directe du nom du client
- Remplissage des informations client (nom, email, téléphone, adresse, SIREN, TVA)
Note : L’enregistrement préalable du client n’est pas obligatoire. Les informations peuvent être saisies directement dans le formulaire.
Informations du chantier
Adresse du chantier
L’adresse où les travaux ou services seront effectués. Utilisez l’autocomplétion Google Maps pour une saisie rapide.
Date de début des travaux
La date prévue de début des travaux ou de la prestation.
Description des services
Ajoutez une description détaillée des services ou travaux à réaliser.
Type de commande
Sélectionnez le type de commande :
- Standard : Commande classique
- Urgente : Commande urgente
- Récurrente : Commande récurrente
Durée de validité
Définissez la durée de validité du bon de commande (30, 60, 90 jours, etc.).
Lignes de commande
Ajoutez les lignes de commande avec :
- Description : Description de la prestation
- Quantité : Nombre d’unités
- Prix unitaire : Prix par unité
- Unité : Type d’unité (heures, jours, pièces, etc.)
Les totaux sont calculés automatiquement.
Créer un bon de commande avec l’IA
Uploader un document
- Cliquez sur “Créer avec IA”
- Uploadez votre document (PDF, image)
- L’IA extrait automatiquement toutes les informations
- Vérifiez les données extraites
Vérifier les données
- Vérifiez chaque champ extrait
- Corrigez les erreurs éventuelles
- Complétez les informations manquantes
Finaliser
- Une fois toutes les informations vérifiées, cliquez sur “Créer le bon de commande”
- Le bon de commande est créé et vous pouvez l’envoyer
Gérer les statuts
Brouillon
Un bon de commande en brouillon peut être modifié librement.
En attente
Le bon de commande a été envoyé et est en attente de validation par le client.
Accepter un bon
- Ouvrez le bon de commande
- Cliquez sur “Accepter”
- Le statut passe à “Accepté”
- Vous pouvez maintenant créer une facture depuis ce bon
Annuler un bon
- Ouvrez le bon de commande
- Cliquez sur “Annuler”
- Confirmez l’annulation
Un bon annulé ne peut plus être modifié ni accepté.
Archiver
- Ouvrez le bon de commande
- Cliquez sur “Archiver”
- Le bon est conservé mais retiré de la vue principale
Exporter un bon de commande
Export PDF professionnel
- Ouvrez le bon de commande
- Cliquez sur “Exporter” puis “PDF”
- Le PDF est généré avec :
- Votre logo et identité visuelle
- Toutes les informations du bon
- Mise en page professionnelle
Envoyer un bon de commande par email
Configuration des destinataires
- Ouvrez le bon de commande
- Cliquez sur “Envoyer par email”
- Configurez les destinataires :
- Email principal du client
- Copies (CC)
- Copies cachées (CCI)
Personnalisation de l’email
- Objet : Modifiez l’objet si nécessaire
- Corps du message : Ajoutez un message personnalisé
- Le bon de commande en PDF est automatiquement joint
Options d’envoi
- Copie à l’expéditeur : Recevez une copie de l’email
- Envoi séparé : Chaque destinataire reçoit un email séparé (pas de CCI)
Suivre l’envoi
Consultez l’historique des emails pour voir le statut de l’envoi.
Convertir un bon en facture
Depuis un bon accepté
- Ouvrez le bon de commande accepté
- Cliquez sur “Créer une facture”
- Une nouvelle facture est créée avec toutes les informations pré-remplies
Remplissage automatique
Toutes les informations sont copiées :
- Informations client
- Lignes de commande
- Adresse du chantier
- Dates
- Montants
Vous pouvez ensuite modifier la facture avant de l’envoyer.
Rechercher et filtrer
Filtrez vos bons de commande par :
- Statut : Brouillon, En attente, Accepté, Annulé, Archivé
- Client : Recherchez par nom de client
- Date : Filtrez par période
- Montant : Recherchez par montant
Cas d’usage pratiques
Bon de commande pour nouveau chantier
- Créez un nouveau bon de commande
- Saisissez les informations du chantier
- Ajoutez les lignes de commande
- Envoyez au client pour validation
- Une fois accepté, créez la facture
Bon de commande récurrent
Pour les commandes récurrentes :
- Créez votre premier bon de commande
- Dupliquez-le pour chaque période
- Mettez à jour les dates et montants
- Envoyez le nouveau bon
Prochaines étapes
Maintenant que vous savez créer et gérer vos bons de commande :