Listes de personnel

Les listes de personnel permettent de créer et gérer des listes d’employés pour des chantiers ou projets spécifiques. Les données sont extraites de la base d’employés pour une création rapide.

Vue d’ensemble

Fonctionnalités principales

• Création depuis la base d’employés avec sélection multiple
• Système de versions avec historique complet
• Export PDF et CSV avec mise en page professionnelle
• Duplication de listes existantes
• Publication avec snapshots des données
• Campagnes d’envoi automatiques récurrentes

Créer une liste

Créer une nouvelle liste

1. Accédez à la section Listes de personnel
2. Cliquez sur le bouton “Nouvelle liste” ou ”+”
3. Remplissez les informations de base :
   • Date : Date de la liste (obligatoire)
   • Lieu : Lieu du chantier ou projet (obligatoire)
   • Description : Description optionnelle
4. Sélectionnez les employés à inclure
5. Choisissez les colonnes d’export (8 colonnes exactement)
6. Cliquez sur “Créer” ou “Créer et publier”

Note : Une liste peut être créée vide puis complétée après. Vous pouvez ajouter des employés après la création.

Sélectionner les employés

Lors de la création, vous pouvez :

• Rechercher dans votre base d’employés par nom
• Ajouter un par un les employés souhaités
• Voir les employés disponibles avec leurs informations principales

Important : Les employés doivent être enregistrés dans votre base d’employés avant de pouvoir être ajoutés à une liste. En savoir plus sur les employés →

Dupliquer une liste existante

Pour créer rapidement une nouvelle liste basée sur une existante :

1. Ouvrez la liste à dupliquer
2. Cliquez sur le bouton “Dupliquer” dans le menu
3. Tous les employés sont copiés automatiquement
4. Modifiez les informations nécessaires (date, lieu, etc.)
5. Publiez la nouvelle liste

Configurer votre liste

Date de la liste

La date de la liste est utilisée pour :

• Identifier la période concernée
• Organiser vos listes chronologiquement
• Générer le nom automatique de la liste

Lieu

Le lieu peut être :

• Un chantier spécifique
• Une adresse
• Un nom de projet
• Toute autre information de localisation

Description

La description est optionnelle et permet d’ajouter des notes ou des informations complémentaires sur la liste.

Gérer les employés dans une liste

Ajouter des employés

1. Ouvrez la liste
2. Cliquez sur “Ajouter des employés”
3. Recherchez et sélectionnez les employés souhaités
4. Cliquez sur “Ajouter”

Retirer des employés

1. Ouvrez la liste
2. Trouvez l’employé à retirer
3. Cliquez sur le bouton “Retirer” ou l’icône de suppression
4. Confirmez la suppression

Modifier les informations

Les informations des employés dans une liste sont basées sur leur fiche employé. Pour modifier ces informations, vous devez modifier la fiche employé elle-même.

Note : Les modifications apportées à une fiche employé n’affectent pas les listes déjà publiées. Seules les listes en brouillon sont mises à jour.

Publier une liste

Qu’est-ce que la publication ?

La publication d’une liste crée une version figée de la liste à un instant T. Une fois publiée, la liste ne peut plus être modifiée directement.

Les snapshots (capture instantanée)

Lors de la publication, Kevalto crée automatiquement des snapshots (captures instantanées) de toutes les informations des employés. Cela garantit que :

• Les données de la liste publiée restent inchangées même si vous modifiez les fiches employés
• Vous avez une trace historique exacte de qui était présent à quelle date
• Les exports PDF et CSV reflètent toujours l’état exact de la liste au moment de la publication

Pourquoi publier ?

• Traçabilité : Conservez une trace exacte de vos équipes
• Conformité : Les listes publiées sont conformes aux exigences légales
• Envoi par email : Seules les listes publiées peuvent être envoyées par email
• Campagnes récurrentes : Les campagnes d’emails nécessitent des listes publiées

Comment publier

1. Ouvrez la liste (en statut “Brouillon”)
2. Vérifiez que tous les employés sont présents
3. Cliquez sur le bouton “Publier”
4. La liste passe au statut “Publiée” et une version est créée

Système de versions

Comprendre les versions

Chaque fois que vous publiez une liste, une nouvelle version est créée. Le système de versions vous permet de :

• Suivre l’historique de vos modifications
• Voir les différences entre les versions
• Restaurer une version précédente si nécessaire

Consulter l’historique

1. Ouvrez la liste
2. Accédez à l’onglet “Versions” ou “Historique”
3. Vous verrez toutes les versions avec :
   • Le numéro de version
   • La date de création
   • L’auteur de la modification
   • Le résumé des changements

Voir les différences entre versions

1. Accédez à l’historique des versions
2. Sélectionnez deux versions à comparer
3. Les différences sont mises en évidence :
   • Employés ajoutés
   • Employés retirés
   • Modifications des informations

Restaurer une version précédente

1. Ouvrez l’historique des versions
2. Sélectionnez la version à restaurer
3. Cliquez sur “Restaurer cette version”
4. Une nouvelle version sera créée avec le contenu de la version sélectionnée

Exporter vos listes

Export PDF

Le PDF généré est un document professionnel avec :

• En-tête avec votre logo et informations d’entreprise
• Tableau des employés avec toutes les colonnes sélectionnées
• Mise en page professionnelle
• Conformité aux standards

1. Ouvrez la liste
2. Cliquez sur “Exporter” puis “PDF”
3. Le PDF est généré et téléchargé automatiquement

Export CSV

Le CSV permet de traiter les données dans Excel ou tout autre tableur.

1. Ouvrez la liste
2. Cliquez sur “Exporter” puis “CSV”
3. Le fichier CSV est téléchargé avec toutes les colonnes sélectionnées

Utilisation des exports

• PDF : Pour l’envoi aux clients, l’archivage, ou l’impression
• CSV : Pour l’analyse de données, les traitements Excel, ou l’import dans d’autres systèmes

Archiver une liste

Quand archiver ?

Archivez une liste lorsque :

• Elle n’est plus active
• Le projet ou chantier est terminé
• Vous souhaitez la conserver mais la retirer de la vue principale

Comment archiver

1. Ouvrez la liste
2. Cliquez sur le bouton “Archiver” dans le menu
3. Confirmez l’archivage
4. La liste passe au statut “Archivée”

Consulter les listes archivées

1. Accédez à la section Listes de personnel
2. Utilisez le filtre “Statut” et sélectionnez “Archivées”
3. Toutes vos listes archivées s’affichent

Note : Les listes archivées peuvent toujours être consultées, exportées et utilisées dans les campagnes d’emails.

Rechercher et filtrer

Recherche par nom

Utilisez la barre de recherche pour trouver rapidement une liste par :

• Nom de la liste
• Lieu
• Description

Filtres par statut

Filtrez vos listes par statut :

• Toutes : Affiche toutes les listes
• Brouillons : Listes non publiées
• Publiées : Listes publiées et actives
• Archivées : Listes archivées

Filtres par date

Filtrez vos listes par période :

• Aujourd’hui
• Cette semaine
• Ce mois
• Personnalisé (sélectionnez une plage de dates)

Cas d’usage pratiques

Liste mensuelle récurrente

Pour créer une liste mensuelle récurrente :

1. Créez votre première liste du mois
2. Publiez-la
3. Créez une campagne d’email récurrente mensuelle
4. À chaque mois, dupliquez la liste précédente
5. Mettez à jour la date et les employés si nécessaire
6. Publiez la nouvelle liste

Liste pour un chantier spécifique

Pour gérer les listes d’un chantier :

1. Créez une liste avec le nom du chantier comme lieu
2. Ajoutez tous les employés du chantier
3. Publiez la liste
4. Dupliquez-la pour chaque période (semaine, mois)
5. Mettez à jour les dates et employés

Liste d’urgence

Pour créer rapidement une liste d’urgence :

1. Dupliquez une liste récente
2. Modifiez la date et le lieu
3. Retirez ou ajoutez les employés nécessaires
4. Publiez immédiatement
5. Envoyez par email si nécessaire

Prochaines étapes

Maintenant que vous savez créer et gérer vos listes de personnel :

• Envoyer une liste par email - Découvrez comment envoyer vos listes automatiquement
• Gérer vos employés - Ajoutez et gérez votre base d’employés
• Tableau de bord - Visualisez vos statistiques de listes