Clients

Base de données centralisée des clients permettant la réutilisation des informations dans les factures et bons de commande.

Vue d’ensemble

Avantages de la centralisation

• Réutilisation des données dans plusieurs documents
• Historique complet des documents associés à chaque client
• Recherche par nom, email ou SIREN
• Cohérence des informations entre documents

Ajouter un client

Informations de base

• Nom de l’entreprise (obligatoire) : Dénomination sociale officielle
• Email (optionnel) : Adresse principale pour les envois de documents
• Téléphone (optionnel) : Numéro de contact

Données légales

• SIREN (optionnel) : Numéro d’identification à 9 chiffres, utilisé pour la vérification et la conformité des documents
• Numéro de TVA intracommunautaire (optionnel) : Si applicable

Adresse

L’adresse peut être saisie manuellement ou via l’autocomplétion Google Maps :

1. Saisie de l’adresse dans le champ
2. Affichage automatique des suggestions
3. Sélection de l’adresse dans les résultats
4. Sélectionnez l’adresse dans les résultats
5. Les champs sont automatiquement remplis

Saisie manuelle possible

Vous pouvez également saisir l’adresse manuellement :

• Rue et numéro
• Code postal
• Ville
• Pays

Vérification de l’adresse

L’adresse est vérifiée pour assurer sa validité.

Note importante

Les clients ne sont pas obligatoires

Vous pouvez créer des factures et bons de commande sans client enregistré !

• Les informations client peuvent être saisies directement dans le document
• L’ajout de clients facilite la création de documents mais n’est pas obligatoire
• Les clients permettent de gagner du temps lors de la création de documents récurrents

Modifier un client

1. Ouvrez la liste des clients
2. Trouvez le client à modifier
3. Cliquez sur “Modifier” ou sur le nom du client
4. Mettez à jour les informations nécessaires
5. Cliquez sur “Enregistrer”

Note : Les modifications apportées à un client n’affectent pas les documents déjà créés. Seuls les nouveaux documents utiliseront les informations mises à jour.

Supprimer un client

Vérifications avant suppression

Un client ne peut être supprimé que s’il n’a :

• Aucune facture associée
• Aucun bon de commande associé
• Aucun document lié

Si le client a des documents associés, vous devrez d’abord supprimer ou modifier ces documents.

1. Ouvrez la fiche du client
2. Cliquez sur “Supprimer”
3. Confirmez la suppression

Attention : La suppression d’un client est définitive et irréversible.

Rechercher un client

Par nom

Tapez le nom de l’entreprise dans la barre de recherche.

Par email

Recherchez par adresse email.

Par SIREN

Recherchez par numéro SIREN (9 chiffres).

Par numéro de TVA

Recherchez par numéro de TVA intracommunautaire.

Utiliser un client dans vos documents

Dans une facture

1. Créez une nouvelle facture
2. Recherchez le client dans le champ “Client”
3. Sélectionnez le client
4. Les informations sont automatiquement remplies :
   • Nom
   • Email
   • Téléphone
   • Adresse
   • SIREN
   • Numéro de TVA

Dans un bon de commande

Le processus est identique à celui des factures. Les informations client sont automatiquement remplies lors de la sélection.

Remplissage automatique

Une fois le client sélectionné, tous les champs pertinents sont automatiquement remplis, vous permettant de gagner du temps lors de la création de documents.

Bonnes pratiques

Maintenir à jour les informations

• Mettez régulièrement à jour les informations de vos clients
• Vérifiez les coordonnées (email, téléphone)
• Mettez à jour les adresses si nécessaire

Vérifier les données légales

• Vérifiez régulièrement les SIREN et numéros de TVA
• Assurez-vous que les informations légales sont à jour
• Cela garantit la conformité de vos documents

Prochaines étapes

Maintenant que vous savez gérer vos clients :

• Factures - Créez des factures pour vos clients
• Bons de commande - Créez des bons de commande
• Tableau de bord - Visualisez vos statistiques par client